Отсутствие системности в хранении документов — скрытая угроза для стабильности организации. Договоры, акты, приказы и другие документы копятся ежедневно. Если с текущими задачами сотрудники еще справляются вручную, то долгосрочное архивное хранение быстро превращается в проблему. Потеря важных документов, бесконечный поиск нужной справки и штрафы из-за ошибок по результатам проверок - слишком высокая цена за экономию на автоматизации.
«1С:Архив для Беларуси» полностью решает эти задачи. Это специализированный программный продукт, который объединяет бумажные и электронные документы из всех ваших учетных систем в надежное централизованное цифровое хранилище. Программа разработана с учетом нормативных требований законодательства Республики Беларусь и легко масштабируется под бизнес любого формата - от небольших компаний до крупных холдингов.
Ключевые преимущества «1С:Архив для Беларуси»
1. Полное соответствие нормативным правовым актам РБ
Решение разработано на основе действующих белорусских нормативных правовых актов (НПА) по архивному делу. Внедрение системы обеспечивает:
- Комплектование архива организации электронными документами (ЭД).
- Систематизацию и учет дел с бумажными и электронными документами в соответствии с национальными стандартами;
- Обеспечение сохранности ЭД в архиве организации и использование ЭД, хранящихся в архиве организации;
- Поддержку национальных стандартов делопроизводства.
- Автоматическое формирование актов, описей и справок.
2. Единая экосистема для бумаги и «цифры»
В отличие от обычных сетевых папок или базовых файловых хранилищ, программа, «1С:Архив для Беларуси»:
- Связывает бумажный фонд (учет топографии, стеллажей, коробов и мест хранения) и электронный архив (файлы любых форматов с карточками метаданных).
- Интегрируется с «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси» и другими учетными системами через открытые интерфейсы (API).
- Не имеет лимитов на объем - производительность и емкость базы данных растут вместе с вашей компанией.
3. Контроль жизненного цикла документа в архиве
Система полностью автоматизирует все этапы движения документов в архиву:
- Прием и первичное размещение поступивших дел.
- Оперативный учет (выдача во временное пользование внутри компании, возврат, изъятие).
- Контроль состояния и регулярная проверка наличия оригиналов.
- Своевременное уничтожение документов с истекшим сроком хранения и автоматическим формированием необходимых актов.
4. Автоматизация повседневных задач архивной службы
Ваши сотрудники больше не будут тратить дни на ручные запросы. «1С:Архив для Беларуси» позволяет быстро и юридически грамотно оформлять:
- Архивные справки, выписки и копии документов.
- Ответы на запросы информации (в том числе от госорганов).
- Выдачу дел во временное пользование и их изъятие.
- Сдаточные описи и акты о выделении документов к уничтожению.
- Акты проверки наличия и состояния архивных дел.
5. Технологическая гибкость
Архивная подсистема легко встраивается в текущую ИТ-инфраструктуру предприятия:
- Кроссплатформенность: стабильная работа на Windows, Linux и через веб-браузеры.
- СУБД на выбор: поддержка систем управления базами данных MS SQL, PostgreSQL и других.
- Универсальность: возможность интеграции с любыми внешними документными, ERP и CRM-системами.
Кому подойдёт это решение?
- Государственным органам и бюджетным учреждениям - для строгого исполнения требований законодательства об архивах.
- Крупным промышленным и торговым предприятиям - для управления огромными массивами договорной, технической и кадровой документации.
- Банкам, финансовым и страховым компаниям - где сроки хранения документов исчисляются десятилетиями, а требования к безопасности максимальны.
- Любому бизнесу, который стремится исключить риски потери данных и успешно проходить любые внешние аудиты.