1С:Документооборот 8. Поддержка бумажного документооборота

● Ведение номенклатуры дел
● Печать и сканирование
● Журнал передачи
Ведение номенклатуры дел
В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в «1С:Документообороте 8» настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов. Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.
Карточка дела (тома)
Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию. Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.
Печать и сканирование
Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.
Печать номенклатуры дел
Программа «1С:Документооборот 8» позволяет вывести на печать также различные делопроизводственные бланки, необходимые для поддержки бумажного делопроизводства, например:
- обложку дела
- внутреннюю опись дела
- лист-заверитель дела
- карту-заместитель дела
При печати некоторых бланков возможен вывод наименования предприятия и ФИО ответственных лиц, например, руководителя предприятия, руководителя службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и так далее.
Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего интерфейс TWAIN. По окончании процесса сканирования будет автоматически создана электронная копия документа (файл). На основании этого файла можно создать внутренний документ для списания в дело.
При необходимости в карточке документа можно указать сведения о составе его бумажной версии:
- количество листов
- количество приложений
- количество листов в приложениях
Журнал передачи
Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи, который ведется лицом, ответственным за делопроизводство, и содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. По данных журнала о документах, находящихся у сотрудников, можно подготовить и распечатать отчет.
Отчет по журналу передачи