1С:Документооборот 8. Поддержка бумажного документооборота

● Ведение номенклатуры дел
● Печать и сканирование
● Журнал передачи

Ведение номенклатуры дел

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в «1С:Документообороте 8» настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов. Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

Карточка дела (тома)

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию. Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.

Печать и сканирование

Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Печать номенклатуры дел

Программа «1С:Документооборот 8» позволяет вывести на печать также различные делопроизводственные бланки, необходимые для поддержки бумажного делопроизводства, например:

обложку дела

внутреннюю опись дела

лист-заверитель дела

карту-заместитель дела

При печати некоторых бланков возможен вывод наименования предприятия и ФИО ответственных лиц, например, руководителя предприятия, руководителя службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и так далее.

Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего интерфейс TWAIN. По окончании процесса сканирования будет автоматически создана электронная копия документа (файл). На основании этого файла можно создать внутренний документ для списания в дело.

При необходимости в карточке документа можно указать сведения о составе его бумажной версии:

количество листов

количество приложений

количество листов в приложениях

Журнал передачи

Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи, который ведется лицом, ответственным за делопроизводство, и содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. По данных журнала о документах, находящихся у сотрудников, можно подготовить и распечатать отчет.

Отчет по журналу передачи