1С:Документооборот 8. Делопроизводство

● Учет официальных документов предприятия: входящих, исходящих, организационно-распорядительных
● Типы документов
● Виды документов
● Нумерация документов
● Карточка документа
● Дополнительные свойства
● Прочие возможности

Учет официальных документов предприятия: входящих, исходящих, организационно-распорядительных

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия в соответствии с белорусским законодательством, ГОСТами, отечественной и международной делопроизводственной практикой.

Типы документов

Работа ведется с тремя типами документов:

1. Входящие. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов от юридических и физических лиц в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.
   Стандартная схема обработки входящего документа:
   - Первичная регистрация
   - Рассмотрение
   - Исполнение

2. Исходящие. Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так и в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется после его согласования и утверждения ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка «Отправлен ответ».
   Схема обработки исходящего документа:
   - Создание
   - Согласование
   - Утверждение
   - Регистрация
   
   Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

3. Внутренние. Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера: приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и так далее. Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Виды документов

Вид является важной характеристикой документа, определяющей его:

• нормативный срок исполнения
• маршрут обработки 
• правило формирования регистрационного номера 

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

Виды документов

Нумерация документов

В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор (правило генерации номера).

Карточка документа

На каждый новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа (поля можно добавлять и удалять). Карточка документа может быть выведена на печать.

Карточка документа

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

Дополнительные свойства

Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа или вида документа.

Пример настройки дополнительных свойств для внутренних документов вида «Информационно-справочный» (можно отметить актуальность и добавить особые отметки)

Прочие возможности

• В программе поддерживается учет обращений граждан. Предусмотрена возможность ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах.

• Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.