1С:Документооборот 8. Хранение файлов

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации (например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие).

● Типы файлов
● Структуры папок
● Способы загрузки файлов в информационную базу
● Операции с файлами
● Поиск файлов

Типы файлов

Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

офисные документы

изображения

тексты

аудио- и видеофайлы

архивы

файлы систем проектирования и другие

Для работы с файлами различных типов используются соответствующие приложения, установленные на компьютере.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

Структуры папок

В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок (то есть файлы распределяются по папкам). Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Подходы к построению структуры папок:

в соответствии с организационной структурой предприятия (например, «Администрация», «Бухгалтерия», «Сервисная служба»)
по тематике файлов (например, «Исследования», «Рекламные материалы», «Проектные документы» и так далее)
по уровню доступа (например, «Общие», «Конфиденциальные»)

Способы загрузки файлов в информационную базу

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop)

импортировать каталоги

импортировать файлы

создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в базу

создать новый файл путем сканирования бумажного документа

«1С:Документооборот 8» позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8».

Операции с файлами

С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:

Просмотреть

Редактировать

Закончить редактирование с сохранением измененного файла в базе и снятием пометки занятости

Занять с открытием файла или без него

Открыть каталог файла (на локальном компьютере с сохранением файла ИБ, открытого для просмотра или редактирования)

Отменить редактирование (снять пометки занятости без сохранения изменений)

Сохранить изменения (без снятия с файла пометки занятости)

Сохранить как (сохранить в указанном каталоге на локальном компьютере или переносном устройстве)

Обновить из файла на диске (обновить файл, хранящийся в информационной базе, из файла на локальном компьютере или переносном устройстве)

Поиск файлов

На каждый файл в программе заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. В программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по полям карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов, по всем данным (документы, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и так далее) с учетом русской, английской и украинской морфологии. Поддерживается поиск похожих слов.