1С:Документооборот 8. Хранение файлов
В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации (например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие).
● Типы файлов
● Структуры папок
● Способы загрузки файлов в информационную базу
● Операции с файлами
● Поиск файлов
Типы файлов
Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:
- офисные документы
- изображения
- тексты
- аудио- и видеофайлы
- архивы
- файлы систем проектирования и другие
Для работы с файлами различных типов используются соответствующие приложения, установленные на компьютере.
Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.
Структуры папок
В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок (то есть файлы распределяются по папкам). Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.
Подходы к построению структуры папок:
- в соответствии с организационной структурой предприятия (например, «Администрация», «Бухгалтерия», «Сервисная служба»)
- по тематике файлов (например, «Исследования», «Рекламные материалы», «Проектные документы» и так далее)
- по уровню доступа (например, «Общие», «Конфиденциальные»)
Способы загрузки файлов в информационную базу
Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:
- перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop)
- импортировать каталоги
- импортировать файлы
- создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в базу
- создать новый файл путем сканирования бумажного документа
«1С:Документооборот 8» позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8».
Операции с файлами
С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:
- Просмотреть
- Редактировать
- Закончить редактирование с сохранением измененного файла в базе и снятием пометки занятости
- Занять с открытием файла или без него
- Открыть каталог файла (на локальном компьютере с сохранением файла ИБ, открытого для просмотра или редактирования)
- Отменить редактирование (снять пометки занятости без сохранения изменений)
- Сохранить изменения (без снятия с файла пометки занятости)
- Сохранить как (сохранить в указанном каталоге на локальном компьютере или переносном устройстве)
- Обновить из файла на диске (обновить файл, хранящийся в информационной базе, из файла на локальном компьютере или переносном устройстве)
Поиск файлов
На каждый файл в программе заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. В программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по полям карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов, по всем данным (документы, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и так далее) с учетом русской, английской и украинской морфологии. Поддерживается поиск похожих слов.