Официальный дистрибьютор фирмы “1С” в Республике Беларусь
ISO 9001: 2008
На главную Обратная связь Карта сайта
Главная1С:Документооборот

1С:Документооборот 8. Хранение файлов


В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации (например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие).



Типы файлов
Структуры папок
Способы загрузки файлов в информационную базу
Операции с файлами
Поиск файлов






Типы файлов


Помимо официальных документов, программа «1С:Документооборот 8» позволяет работать с файлами любых типов:

  • офисные документы
  • изображения
  • тексты
  • аудио- и видеофайлы
  • архивы
  • файлы систем проектирования и другие

Для работы с файлами различных типов используются соответствующие приложения, установленные на компьютере.

Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.


Структуры папок


В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок (то есть файлы распределяются по папкам). Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа.

Подходы к построению структуры папок:

  • в соответствии с организационной структурой предприятия (например, «Администрация», «Бухгалтерия», «Сервисная служба»)
  • по тематике файлов (например, «Исследования», «Рекламные материалы», «Проектные документы» и так далее)
  • по уровню доступа (например, «Общие», «Конфиденциальные»)

Способы загрузки файлов в информационную базу


Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:

  • перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop)
  • импортировать каталоги
  • импортировать файлы
  • создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в базу
  • создать новый файл путем сканирования бумажного документа

«1С:Документооборот 8» позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу «1С:Документооборота 8».


Операции с файлами


С файлами, хранящимися в информационной базе, возможны следующие операции:

  • Просмотреть
  • Редактировать
  • Закончить редактирование с сохранением измененного файла в базе и снятием пометки занятости
  • Занять с открытием файла или без него
  • Открыть каталог файла (на локальном компьютере с сохранением файла ИБ, открытого для просмотра или редактирования)
  • Отменить редактирование (снять пометки занятости без сохранения изменений)
  • Сохранить изменения (без снятия с файла пометки занятости)
  • Сохранить как (сохранить в указанном каталоге на локальном компьютере или переносном устройстве)
  • Обновить из файла на диске (обновить файл, хранящийся в информационной базе, из файла на локальном компьютере или переносном устройстве)

Поиск файлов


На каждый файл в программе заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. В программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по полям карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов, по всем данным (документы, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и так далее) с учетом русской, английской и украинской морфологии. Поддерживается поиск похожих слов.