1С:Документооборот 8. Бизнес-процессы

● Бизнес-процессы документооборота
● Задачи
● Карточка бизнес-процесса
● Шаблон бизнес-процесса
● Анализ хода выполнения бизнес-процесса

Бизнес-процессы документооборота

Автоматизированы бизнес-процессы документооборота: поручения, согласования, регистрация документов, выполнение задач и так далее.

Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

В программе «1С:Документооборот 8» реализованы бизнес-процессы следующих видов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем
• Согласование: документы попадают на согласование указанным респондентам и возвращаются к автору для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору для ознакомления с результатом
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью и отправки корреспонденту
• Ознакомление: документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления
• Поручение: можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение

Задачи

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. При этом задачи можно назначать не только конкретным исполнителям, но и ролям (например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор», программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю).

Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым автоподстановками:

• все руководители автора бизнес-процесса
• все подчиненные автора бизнес-процесса
• непосредственный руководитель автора документа
• все руководители автора документа

Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

Исполнители задач

Пользователь может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке «Мои задачи». Список автоматически загружается при запуске программы. Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.

Карточка бизнес-процесса

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка. Из нее пользователь может вызвать наглядную блок-схему, на которой будет отражаться выполнение этапов бизнес-процесса: создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение, кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет.

Блок-схема бизнес-процесса «Поручение»

Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список.

Шаблон бизнес-процесса

Для каждого вида бизнес-процесса также можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов.

Шаблон бизнес-процесса содержит следующие сведения:

• маршрутизация
• сроки
• важность
• наименование
• описание и другие

Шаблон бизнес-процесса «Рассмотрение служебной записки»

В карточке вида документа можно указать перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида. Если определенный вид документа связан с несколькими шаблонами, при создании бизнес-процесса на основании документа этого вида пользователь может выбрать шаблон из списка всех подходящих.

Анализ хода выполнения бизнес-процесса

Для анализа хода выполнения бизнес-процессов в программе предусмотрен ряд отчетов, например:

• Отчет по бизнес-процессам
• Отчет по задачам
• Справка об исполнительской дисциплине